Двадцять років відпрацювали на посаді головних бухгалтерів в системі ринок - торговий центр. Двадцять років потратили на те, щоб побудувати ефективну систему документообороту і обліку. Але в 2023 році помінявся керівний менеджмент. Новий менеджмент мав свою аудиторську аутсорсингову компанію. Тому в 2024 році передали справи в добрі руки аудиторів. Потім були спроби через третіх осіб повернути нас назад на збільшену заробітну плату. Але як каже народна мудрість "двічі в одну річку не ввійдеш".

Шукаємо роботу бухгалтера ринку, торгового центру, логістичної компанії, які надають послуги та оренду значній кількості клієнтів, бо добре знаємо всі тонкощі роботи.

Шукаємо роботу на посаді, де облік послуг чи оренди та підготовка відповідних документів ( актів, рахунків, податкових накладних, договорів ) займає левову частку об'єму роботи.

Перевагу надаємо дистанційній роботі. Життєвий бухгалтерський досвід дозволяє відмітити, що бухгалтерів-професіоналів постійно пробують довантажити рутинною некваліфікованою роботою. Замість того, щоб дати професіоналу швидко і якісно виконати свою роботу, а некваліфіковану роботу доручити початківцю. Для прикладу роботу по оренді, яку виконують три "офісних" бухгалтери з сумарною зарплатою не менше 60 тисяч гривень, "дистанційний професіонал", виконає швидко і якісно за 30 тисяч гривень. В нього ще й часу багато залишиться на виконання іншої роботи. Ще бонусом буде підготовка додаткових масових документів і електронний кабінет.

На частину зекономлених коштів можна посадити "офісного" фахівця складати і зшивати папери, пояснювати готові рахунки чи акти звірки. І ще буде зекономлено два обладнані робочі місця. Між іншим це суттєво для багатьох компаній з річним оборотом оренди в сотні мільйонів гривень. Для економії на робочому місці вони використовують бухгалтерію 1С7.7, яка дешева в обслуговуванні і яка може працювати на дуже дешевих ПК. Але бізнес невпинно вступає в епоху цифровізації, а в цій новій епосі немає уже місця ні 1С7.7, ні 1С8.2, тільки версії вище 1С8.3.

Розглянемо пропозиції щодо роботи бухгалтером в компанії або в підприємців, які надають послуги чи оренду. В місті Львів можливий гібридний варіант роботи ( дистанційно, а при потребі в офісі, з перевагою району Сихів ).

Перевагу надамо компаніям або підприємцям, які здають приміщення в оренду, або надають послуги згідно договорів. Всі кошти за надані послуги надходять на розрахунковий рахунок від замовників.

Компанії, які ведуть касові операції, здійснюють операції з ПРО, мають чимало авансових звітів, для ведення обліку не розглядаємо. Як правило такі дії приводять до частих перевірок і їм потрібен "офісний" бухгалтер.

Також шукаємо роботу дистанційно в штаті консалтингової компанії, яка має або може залучити клієнтів, які надають послуги та оренду значній кількості клієнтів. Дистанційна форма роботи ще тільки розвивається і буває, клієнт з радістю готовий віддати ділянку роботи аутсорсинговій компанії в своєму регіоні, а компанія уже залучає дистанційно фахівця з іншого міста.

Маємо двадцятирічний досвід ведення оренди з послугами та автоматизації цього обліку. Чим більше контрагентів, тим більший економічний ефект роботодавцю. Завдяки автоматизації обліку послуг та оренди можна в рази зменшити кількість часу, потрібного для ефективного і точного виконання роботи.

Завжди можна почати співпрацю з невеликою суми заробітної плати. По сумісництву на це не має жодних обмежень. Беремо на обслуговування одного клієнта. Якщо якість роботи підходить, то кількість клієнтів можемо збільшувати.

Бажано, щоб клієнти були компаніями або підприємцями, які здають приміщення в оренду, або надають послуги згідно договорів хоча б двадцятьом контрагентам. Всі кошти за надані послуги надходять на розрахунковий рахунок від замовників. Дуже бажано без касових операцій, операції з ПРО і авансових звітів.

За рахунок ефективної автоматизації обліку досягається суттєве

• збільшення швидкості виконання роботи;
• зменшення кількості помилок та часу на їх виправлення;
• зменшення часу на виконання роботи і її вартості роботи;
• зменшення кількості обладнаних робочих місць для виконання роботи.

В 2020 році появилася можливість дистанційної роботи і частина бухгалтерів перейшла на дистанційну роботу. Працевлаштування по сумісництву дозволяє нараховувати будь-яку мінімальну суму заробітної плати відповідно відпрацьованому часу. В місті Львів можемо дистанційно працювати як основні працівники при певному об’ємі роботи або гібридно з відвідуванням офісу при потребі.

Час від часу великі ринки, торгові центри, аутсорсингові бухгалтерські компанії шукають бухгалтерів для ведення оренди та послуг. В класичному варіанті ведення обліку послуг робиться щомісячний акт послуг, методом копіювання з попереднього місяця з редагуванням суми. При цьому можна пропустити акт для певного клієнта або зробити зайвий, помилитися в сумі. Відповідно потрібно провести аналіз оборотної відомості для пропущеного, а помилки з неправильною сумою чи подвоєнням виявляються складніше. Аналогічні проблеми виникають і при формуванні податкових накладних. При автоматизації обліку ці проблеми вирішуються.

Вигода співпраці в тому, що за невелику заробітну плату завдяки нашому досвіду ми можемо виконати великий об’єм роботи. Якщо взяти на роботу нашого фахівця, то Ви зможете порівняти якість і ціну роботи. Об’єм роботи, який буде виконувати штатний бухгалтер за 20 тисяч гривень, ми можемо виконати наприклад за 8 тисяч гривень.

Крім того значний ефект досягається за рахунок економії на обладнанні робочого місця і додаткові бонуси у вигляді масового друку договорів.

Наприклад, для обслуговування діяльності ринку в 300 торгових точок без автоматизації потрібно два бухгалтери, юрист-діловод і адміністратор. Юрист-діловод готує і друкує угоди, веде кадрову роботу. Адміністратор знімає показники лічильників, роздає рахунки угоди, надає консультації. Бухгалтерія здійснює бухгалтерський облік. На 4 штатних одиниці з окладами від 16 до 20 тисяч гривень потрібно мати бюджет в 90 тисяч гривень.

При ефективному веденню обліку можна отримати економічний ефект майже вдвічі, а також значне зростання якості обслуговування. Автоматизуємо роботу адміністратора і юриста і роботу бухгалтерії.

Якщо передати частину бухгалтерії ринку на 300 місць на аутсорсинг, то це разом з підготовкою договорів та веденням електронних кабінетів вкладається в 20 тисяч гривень. Якщо кількість отримувачів послуг 1000 клієнтів, то це буде коштувати приблизно 30 тисяч гривень.

Основна частина наших бухгалтерів двадцять років відпрацювала в проекті, де в бухгалтерію за роз'ясненням рахунків приходили орендарі і отримувачі послуг, дуже часто знервовані адміністраторами. Відповідно спочатку треба було орендаря заспокоїти, а потім пояснити йому проблеми з заборгованостями. Для цього найбільше потрібні були знання з психології. Тому, коли керівництво проекту поставило вимоги оновити освіту для відповідності високим стандартам посадової інструкції "Директор Фінансовий", частина з наших фахівців отримала додаткову вищу освіту та знання з психології.

Звичайно, що можна було б ефективно організувати роботу на підприємстві, щоб кожний виконував свої обов'язки згідно особистих посадових інструкцій. Щоб адміністратор за двадцять років зміг зрозуміти структуру простого рахунку і пояснити його орендарю, або принаймні делікатно запропонував відвідати орендарю бухгалтерію, де йому цей рахунок пояснить бухгалтер. Але часто буває найпростіше перекласти всі проблеми на фінансового директора, який за все несе відповідальність, але на кадрову політику підприємства, як правило жодного впливу не має.

Чому саме компаній і підприємців з великою кількістю працівників? Тому що, чим більше працівників, тим більший ефект від автоматизації. Понад тридцять років тому починали свою діяльність з автоматизації обліку заробітної плати з кількістю працівників понад 1000 чоловік.

Для ефективної автоматизації зарплатного проекту з великою кількістю працівників, як правило бухгалтери використовують нетипові конфігурації. Бо в типових конфігураціях збільшення кількості працівників лінійно збільшує час потрібний для нарахування зарплати.

Додатково створюємо кабінети працівників з різними додатковими сервісами. Кабінет адаптований під мобільний телефон. Власники, працівники, юристи, бухгалтерія мають доступ до наданої відповідно їх повноважень інформації в режимі «365/24». При веденні проекту в режимі "повністю конфіденційний проект" в базу кабінету не вноситься жодної конфіденційної інформації, яка б дозволила ідентифікувати працівника або працедавця. Основою ідентифікації є п'ятизначний табельний номер.

Кнопка "Зарплатний проект" дозволяє здійснити перейти на робочу демонстраційну версію кабінетів працівників "віртуального торгового центру". Надаємо потенційним клієнтам коди доступу і паролі. Для цього треба написати на пошту.

В «особистому кабінеті» в підпункті "зарплатні дані" приведено помісячно нарахування, утримання і виплачено за весь період обслуговування. При натисканні дати колонці "період" розрахункова карточка працівника за відповідний період.

Взяти на обслуговування новий заробітний проект можемо тільки дистанційно при наявності на це вільного часу. Для цього треба зробити попередню заявку і узгодження початку запуску проекту.

Замовники наших послуг отримують дистанційну консультаційну підтримку та бухгалтерський супровід у місті Львів і по Україні.

Використовуючи можливості бухгалтерської програми, можна сформувати сотні ( тисячі ) актів чи податкових накладних з допомогою єдиної процедури. Можна здійснити єдиною процедурою обробку великих масивів даних, а саме:

• формування і друк рахунків;
• формування і друк актів;
• формування і друк податкових накладних;
• перенесення податкових накладних в МЕДОК;
• масове втягнення даних про контрагентів;
• формування і друк договорів та додатків до них;
• збирання показників світла або інших на сервері;
• перенесення інформації на сайт-сервер;
• зчитування інформації з сайту-сервера;
• масові розрахунки та перерахунки даних.

Покращення діловодства є однією з ключових проблем ефективної роботи підприємства. Розглядаємо співпрацю бухгалтерія - діловод. В штаті, як правило є одна людина або група людей ( діловод, юрист, секретар-референт), які займаються паперовою роботою із друку та складання документів, зокрема договорів на надання послуг та оренди та збирають дані в електронному форматі (файли word, exel) про контрагентів.

Ідеальний варіант: діловод та передає в електронному форматі дані необхідні для друку договорів в бухгалтерію. Бухгалтерія готує договори, додатки до них в електронному форматі і передає діловоду для друку. Документи краще робити по принципу "першої значущої сторінки", на якій приводиться вся значуща інформація, включно з реквізитами сторін і підписами.

Робочий варіант: бухгалтерія надає діловоду ( юрист ), дані для договорів у форматі ( файли word, exel ). Діловод вручну готує договори. Потім звіряє з таблицею бухгалтерії чи не має помилок, особливо в сумах. Повертає копію підписаною таблиці в бухгалтерію, що він правильно заповнив договори. Даний варіант має "позитивну" сторону -зайнятість діловода. А також негативну сторону - аврал з підготовкою договорів.

Поганий варіант: Діловод ( юрист ), вручну готує паперові договори на надання послуг та оренди. Передає їх в бухгалтерію для того, щоб їх бухгалтерія опрацювала і перенесла в бухгалтерську програму. Маємо суцільний аврал для всіх ( бухгалтерія, діловод, адміністратори), а коли це ще організувати до 1 січня.

Дуже поганий варіант: Діловод ( юрист ), вручну готує окремі паперові договори на надання окремих послуг та оренди. Тобто окремо робимо договір на оренду, окремо на охорону, окремо на рекламу, окремо на світло. Передає їх в бухгалтерію для того, щоб їх бухгалтерія опрацювала і перенесла в бухгалтерську програму.

Максимально поганий варіант: Це коли дуже поганий варіант, але договори терміном на рік без пролонгації. Так ось двадцять років починали з такого варіанту, через 15 років дійшли до ідеального. А коли все автоматизували, то виявилось, що не треба ні юриста ні бухгалтерії.

Покращення співпраці бухгалтерія - адміністратори є наступною проблемою ефективної роботи підприємства. Розглядаємо співпрацю бухгалтерія - адміністратор.

Ідеальний варіант: використання сайтів, серверів і соціальних мереж. Це значно надійніше, дешевше і ефективніше. Наприклад, організації, які продають електроенергію, використовують простеньку схему: Ефективний чат-бот в телеграмі акумулює показники, подані клієнтами, на сервері. На сервер може йти передача з різних мереж і сайтів. По закінченні терміну подачі, на сервері донараховують по середньому тим, хто не подав показник. В розрахункову службу передають файл з двох стовпчиків ( код, показник ). Запуском однієї процедури формуються рахунки, робляться проведення і заливаються дані для оплати в банк.

Інші варіанти: можна доручити збирати показники адміністраторам. Вони їх будуть збирати на списках з кодами, а можна ускладнити збирання і завести особові карточки. Потім бухгалтер буде погано написані цифри переносити в програму.

На сайті або сервері можна збирати і опрацьовувати різноманітну інформацію та заяви.

Багато років тому, просто переносили з суми і коди оплат з стрічок касового апарата. Потім появилися кабелі для під'єднання касових апаратів і програмне забезпечення для їх програмування з ПК. Потім появилася ефективна можливість використовувати можливість платити через банківські сервіси.

Ідеальний варіант: Програмуємо в системі приймання платежів банку точні суми по кодах. Клієнт платить через систему Приват24 чи термінал банку. Маємо 100% безготівкову операцію. Не треба ніякої каси і касових апаратів. Жодних несподіваних щоквартальних перевірок касової дисципліни. Для клієнта це всього 1 грн комісії в Приват24. Для компанії - економія на обслуговуванню касових апаратів і зарплаті касирів.

Розробляємо ефективну систему кодування клієнтів, укладаємо в електронному форматі договір з банком. Обов'язково платежі поштучно за кожен день. Потім налаштовуємо ефективне автоматичне втягнення платежів по банку.

Додатково створюємо кабінети користувачів з різними додатковими сервісами. Кабінет адаптований під мобільний телефон. Власники, користувачі, менеджери, юристи, бухгалтерія, адміністратори мають доступ до наданої відповідно їх повноважень інформації в режимі «365/24».

Кнопка "Послуги та Оренда" дозволяє перейти на робочу демонстраційну версію кабінетів користувачів послуг "віртуального торгового центру". Надаємо потенційним клієнтам коди доступу і паролі. Для цього треба написати на пошту.

В кабінеті приведено максимально розширену модель обліку послуг та оренди. В меню «Договір 1» згруповано розрахунки з основною організацію, яка забезпечує функціонування торгового центру. Юридична особа або підприємець надає користувачам до чотирьох видів послуг ( різноманітні послуги, включаючи оплати за електроенергію), також можна провести по пункту знижки або доплати та пеню або штрафні санкції. Кнопка "деталізовано" виводить реєстр помісячного деталізованого нарахування в розрізі окремих послуг, оплату і кінцевий залишок.

В меню «Договір 2» маємо розрахунки по оренді, якщо орендарем виступають треті особи по відношенню до "договір 1" . Також є окремий облік оренди для багатьох орендодавців.

В меню «Договір 3» розрахунки з фірмою, яка здійснює охорону торгового центру, або якесь інше додаткове обслуговування.

В меню «Дані» є можливість вносити показники лічильників і їх контролювати. Дані лічильника також можна подати через чат- боти мереж.

Зареєстровані на сайті орендарі і орендодавці мають доступ до багатьох внутрішніх сервісів в особистому електронному кабінеті, який адаптований під мобільний телефон. В демонстраційній версії додаткові сервіси ( зміна паролю, подача заявок та інші ) не активовані. Можна подавати різноманітні дані про спожиту електроенергію, воду, тощо. Також ці дані можна подавати через чат-боти. Через особистий кабінет можна подати зміни до уже укладених договорів на послуги та оренду торгових площ, заповнивши відповідні форми або заповнити письмову заявку в адміністрації. Пропозиції по покращенню обслуговування, по питаннях з нарахування оренди торгових площ можна подати зареєстрованим користувачем послуг у відповідному внутрішньому меню.

Замовники наших послуг отримують дистанційну консультаційну підтримку та бухгалтерський супровід у місті Львів і по Україні.

Якщо Ви більше хочете дізнатися про співпрацю з нами, то натиснувши кнопку переходу «Написати нам» перейдете на сторінку, на якій можна поставити запитання. «Заявка на Співпрацю» дозволяє оформити заявку на наші послуги. «Зарплатний проект» дозволяє ознайомитися з демонстраційною робочою версією кабінетів працівників зарплатного проекту. «Послуги та Оренда» дозволяє ознайомитися з демонстраційною робочою версією особистого кабінету користувача послуг.